UJIAN TENGAH SEMESTER GANJIL TA.2012/2013 PROGRAM DIPLOMA II AKADEMI KOMUNITAS JURUSAN AKOMODASI PERHOTELAN

MATA  KULIAH      :     Kepemimpinan dan Teknik Supervisi

DOSEN                      :    Murhadi, S.Kom, MM

D-2 PJJ SAHID

nama : fajri rahmadoni

nim : 2011111056

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar !

                                                                   

1.         a.  Apa yang anda ketahui tentang supervisi ?
 jawab :
yang saya ketahui Supervisi adalah pembinaan yang berupa bimbingan atau tuntunan ke arah perbaikan situasi pada umumnya dan oeningkatan mutu belajar pada khususnya
menurut arti Supervisi adalah merupakan ilmu seni dan keterampilan memanfaatkan upaya-upaya orang lain untuk menyelesaikan tugas (pekerjaan) yang menjadi tanggung jawab menuju sasaran yang akan dicapai dan juga sebagai rujukan untuk menilai kinerja mereka

            
           b.  Apa  peran dan fungsi supervisor dalam organisi ? berikan contoh jawaban anda !

        jawab :

       

    *    Peran penting seorang supervisor adalah sebagai koordinator unit kerja. Untuk menjadi koordinator yang efektif, supervisor wajib memahami karakter pekerjaan dan karakter sumber daya yang dikelolanya. Persepsi yang bersifat objektif dengan mempertimbangkan semua risiko, peluang, dan potensi keunggulan dari semua sumber daya yang dikelola akan mendorong antusias supervisor untuk selalu memperbaiki sikap dan perilaku dalam usaha menciptakan cara - cara kerja yang efektif dalam menghasilkan kinerja terbaik. Setiap supervisor harus selalu sadar bahwa jika dia ingin berprestasi menjadi supervisor andal di tempat kerja, maka dia harus mampu mengubah persepsi dan kualitas dirinya menjadi lebih efektif dengan pikiran dan tindakan positif.

               

- Fungsi Supervisor

1. menyelesaikan masalah sebisa dia menyelesaikan tanpa harus atasan atau manager yang menanganinya

2. penghubung antara staf dan manager

3. membantu tugas bawahan (staf)

4. tempat menampungnya keluhan dari tamu yang disampaikan melalui staf untuk disampaikan ke manager

            ** contohnya : supervisor di housekeeping suatu hotel harus bisa mengkontroll anak buahnya supaya bisa bekerja dengan teliti dan cepat, seperti halnya kita ingin anak buah kita seperti itu akan tetapi kita tidak memberi mereka contoh how to do it ?? menjadi supervisor yang baik dan ingin ditiru oleh anak buahnya kita juga harus turun tangan untuk mentrain mereka untuk menjadi lebih baik tidak hanya menyuruh-menyuruh mereka tetapi kita relaks sedangkan anak buah tidak tahu apa yang disuruh akibatnya lambat, complain,suasana kerja menjadi tidak friendly..akibatnya anak buah banyak yang melawan seperti itu. itulah tugas seorang supervisor, harus berpikiran antusias dan bertindak positif
   

2.         Untuk menjadi Supervisor yang sukes dalam memimpin anak buah diperlukan kemampuan dan ketrampilan, coba anda jelaskan kemampuan dan ketrampilan yang dibutuhan tersebut ?

jawab :
Supervisor harus memiliki tanggung jawab besar dalam organisasi/perusahaan, karena supervisor adalah orang yang secara langsung berhubungan dengan anggota kelompoknya. Mereka memimpin, mengelola, menegur, mengarahkan, memberi contoh, berkomunikasi dan memotivasi. Kepemimpinan dan komunikasi merupakan keterampilan utama yang harus dimiliki oleh seorang supervisor.

3.         a. Apa yang dimaksud dengan Perencanaan bagi Supervisor ? Jelaskan
jawab : Perencanaan bagi Supervisor adalah Bagaimana seorang supervisor menjelaskan apa yang ingin dicapai (proyek) dengan usaha-usaha yang dilakukan dan tekad melaksanakan proyek tersebut dalam batas kualitas, biaya dan waktu
maksudnya ketika seorang manajer membuat rencana, supervisor dipaksa untuk melihat jauh ke depan, untuk meramalkan perubahan , memperkirakan efek dari perubahan tersebut dalam menyusun rencana untuk menghadapinya. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan perencanaan.

b. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah dalam pembuatan perencanaan ! dan buat kasus jawaban anda

        jawab :

Proses Perencanaan

a.      Langkah 1  :  Menentukan Sasaran Menetapkan sasaran proyek, manager   harus mengetahui “apa” yang akan  diinginkan oleh para konsumen

b.      Langkah 2 :   Menentukan spesifikasi Kualitas Penetapan spesifikasi kualitas menjamin  bahwa hasil proyek akan bekerja secara   efektif dan sesuai dengan yang    dikendalikan. Spesifikasi kuliatas  ditentukan oleh konsumen

-     Apa yang dituntut untuk dilakukan dari hasil   proyek

-     Apa yang menjadi standar kinerja hasil proyek tersebut

-     Bagaimana hasil proyek itu akan diuji dan diukur

-     Bagaimana tipe dari kualitas materi yang  dituntut

c.      Langkah 3 : Menentukan dimensi waktu. Penentuan dimensi waktu adalah                       menentukan “waktu” yang secepat  mungkin untuk menyelesaikan proyek dan    mencatat dalam jadwal proyek sehingga efektif dan efisien

d.      Langkah 4 : Menentukan dimensi biaya. Menetapkan anggaran dengan cermat  untuk menjamin :  tidak terlalu tinggi dan terlalu rendah sehingga proyek tidak berjalan   dengan baik

e.      Langkah 5 : Realisasikan rencana menjadi tindakan nyata

            f.       Langkah 6 : Monitoring pelaksanaan kegiatan itu  dengan perencanaan semula        
contohnya seperti
1. Penurunan kualitas pelayanan publik (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan),
2. Berkurangnya kas perusahaan, biaya yang melebihi anggaran dan adanya penghamburan maupun inefisiensi dalam
    suatu perusahaan atau organisasi serta terjadi penurunan pendapatan atau profit suatu perusahaan,
3. Ketidakpuasan pegawai (seperti misalnya adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain
    sebagainya), tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik, dsb.

Usahakan hubungan antara manager dan bawahan harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan dua (2) arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya.

4.         Apa yang anda ketahui tentang komunikasi? Dan kenapa kemahiran dalam berkomuniasi bagi supervisor sangat diperlukan, jelaskan !
Komunikasi adalah suatu kumpulan atau sistem individual yang berhierarki secara jenjang dan memiliki sistem pembagian tugas untuk mencapai tujuan tertentu.

Kenapa komunikasi sangat diperlukan bagi seorang supervisor? Tentu saja jawaban saya YA. Karena seorang supervisor tentunya memiliki bawahan guna merealisasikan gagasannya dalam rangka mencapai tujuan perusahaan/operasional. Disinilah pentingnya kemampuan berkomunikasi bagi seorang pemimpin, khususnya dalam usaha untuk mempengaruhi perilaku orang lain.

5.         a.   Sebutkan dan jelaskan jenis komunikasi dalam organisasi !
        b.   Apa penyebab hambatan-hambatan komunikasi ?  sertai jawaban dengan kasus yg anda alami
            ditempat anda bekerja

          
  jawab : Jenis-jenis komunikasi ialah...

a.       Komunikasi ke atas

Merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih tinggi.

Contoh: dari ketua himpunan ke ketua bidang, atau dari ketua panitia ke para pelaksana.

Contoh hambatan: sibuknya supervisor dalam mengawasi operasional membuat sulitnya informasi yang ingin disampaikan oleh para staff kepada supervisor/manajer.

b.      Komunikasi ke bawah

Merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah.

Contoh: pesan dari direktur pada sekretaris, dari ketua senat pada bawahannya.

Contoh hambatan: sulitnya mencari waktu yang tepat untuk menyampaikan hal-hal kecil ditengah-tengah jam operasional.

c.       Komunikasi lateral

Merupakan arus pesan antar sesama, ketua bidang ke ketua bidang, anggota ke anggota.

Contoh hambatan: Lupa, teralihkan oleh masalah baru membuat seseorang lupa untuk menyampaikan sebuah hal penting yang akan disampaikannya ke sesama rekan kerja.

d.      Kabar burung

Jika tiga jenis komunikasi diatas mengikuti pola struktur formal di dalam organisasi, maka yang tergolong kabar burung tidak mengikuti garis formal semacam itu. Sulit untuk melacak sumber asli penyampai pesan.

Contoh hambatan: benar-benar tidak bisa mencegah tersebar luasnya suatu informasi yang bahkan masih diragukan kebenarannya disuatu departemen.

e.       Kepadatan informasi

Banyaknya informasi yang diterima sehingga timbul kesulitan untuk menentukan informasi mana yang dianggap lebih penting untuk disampaikan terlebih dahulu. Mudahnya informasi dapat diterima dan disebarkan membuat para pemberi pesan lupa bahwa informasi yang disampaikan butuh dicerna terlebih dahulu dan itu membutuhkan waktu. Apalagi infromasi yang disampaikan oleh atasan lebih banyak mengenai permasalahan daripada pemecahan.

Contoh hambatan: terlalu banyak yang ingin disampaikan dan begitu banyaknya hal-hal yang harus dikerjakan sebagai karyawan membuat penyampaian informasi/komunikasi tidak berjalan dengan lancar.

c.   Bagaimana cara menciptakan komunikasi yang efektif         jawab :
a. Atur kontak mata
    Hal yang pertama yang dilakukan seorang pembicara yang baik adalah menatap lawan bicara dan mengambil jeda untuk memulai sebuah
    pembicaraan. Ini merupakan salah satu cara yang membantu untuk menciptakan kesan baik pada lawan bicara.
b. Ekspresi wajah
    Wajah merupakan cermin kepribadian individual. Ekspresi wajah mengungkapkan pikiran yang melintas pada diri seseorang. Misalnya : sebuah
    senyum mengungkapkan keramah-tamahan dan kasih sayang; mengangkat alis mata menunjukan ekspresi heran; mengernyitkan dahi
    menyampaikan ketakutan dan kegelisahan.
c. Postur tubuh
    Setiap gerak-gerik tubuh saat berbicara mesti dikoordinasikan dengan kekuatan yang dapat ditangkap secara visual daripada secara verbal.
d. Selera berbusana
    Busana memiliki tugas penting dalam menimbulkan kesan. Orang yang berbusana sesuai dengan struktur tubuh mereka nampak lebih menarik.
e. Respect
    Yaitu sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan.
f. Emphaty
    Empathi adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain.


g. Audible
    Makna dari audible antara lain : dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik.
h. Clarity
    Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak
    menimbulkan multi interprestasi atau berbagai penafasiran yang berlainan.
i. Humble
    Sikap rendah hati. Sikap membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita memiliki.

    Untuk mencapai sebuah komunikasi yang efektif, perlulah kita membangun sebuah komunikasi yang nyaman dan menyenangkan agar
    mendapatkan tujan yang diharapkan