tugas tentang pengarahan/direction

Tugas on Line

Program D2 Akademi Komunitas

TUGAS 

1.       Apa yang dimaksud dengan pengarahan ? dan kenapa karyawan perlu adanya pengarahan atau diarahkan ? jelaskan secara detail
jawab : pengarahan adalah Sebuah proses yang memberikan nilai tambah dalam membantu karyawan dalam pelaksanaan tugas atau kegiatan sehari-hari, misalnya :

1.     Pemberian tugas
2.     Permasalahan
3.     Membuat laporan
4.     Mewakili departemennya dalam rapat

karyawan perlu dikasih arahan supaya adanya  Sasaran dan Standar yang menetukan apa, seberapa baik dan seberapa pelaksanaan yang harus dilakukan oleh karyawan.

2.       Kapan pengarahan dilakukan oleh supervisor ? jelaskan secara detail
jawab :

      PENGARAHAN DIBERIKAN ketika adanya,

—  Sesuatu berjalan tidak beres

—  Meraih keberhasilan

—  Pendelegasian

—  Mewakili manager

—  Pekerjaan baru

—  Memperkenalkan sistem baru

—  Membina orang

—  Menggantikan karyawan yang berhalangan

     —  Kegiatan kerja harian

3.       Sebutkan dan jelaskan bentuk2 pengarahan yang dilakukan oleh seorang supervisor !
jawab : bentuk-bentuk pengarahan yang sering diberikan kepada karyawan adalah biasanya dalm briefing sebelum memulai kerja, pada saat itulah cara yang paling ampuh untuk diingat kepada karyawan-karyawannya, apakah ada system baru, menangani tamu complain, membenarkan s.o.p yang ada kepada karyawan. yang kedua pada saat bekerja, akan tetapi system ini kurang efisien karena terhalanag oleh waktu kerja, biasanya supervisor akan memberikan arahan kepada bawahannya pada saat jam-jam sepi. yang ketiga pada waktu santai seperti break time, situasi ini seperti hanya halnya kita mengobrol biasa, akan tetapi situasi inilah yang menguntungkan untuk memberikan arahan, karena tidak adanya tekanan maupun hal lainnya, karena seperti kita mengobrol saja.

4.       Apa kaitan pengarahan dengan komunikasi ? jelaskan secara detail
jawab : kaitannya adalah akan hubungan sosial yang ramah, yang hanya bisa terpenuhi dengan membina hubungan yang baik dengan orang lain. jadi gunakan lah bahasa yang bisa membina hubungan baik tidak membina permusuhan sewaktu kita memberikan pengarahan.

tugas tentang Fungsi Supervisor

Mata Kuliah Teknik Supervisi
Progam : D2 Akademi Komunitas
Dosen   : Murhadi, S.Kom, MM

  Tugas - Tugas
       1. Buat Resume penjelasan materi diatas

        jawab : jadi seorang supervisor itu harus menjadi contoh kepada karyawan-karyawan yang lain, tidak bersikap angkuh, sombong atau bahkan mengundang atmosphere yang tidak enak kepada karyawan-karyawan yang lain. supervisor itu harus Memahami sasaran, kebijakan dan  prosedur (pedoman) dan mengkomuni  kasikannya  kepada karyawan dan Memastikan bahwa target-target, kualitas,  waktu pekerjaan, anggaran bisa dicapai /dipergunakan.

       2. Buat secara singkat permasalahan pelaksanaan fungsi seorang Supervisor ditempat anda 
           bekerja

        jawab : sewaktu saya di saudi, permasalahan seorang supervisor dengan yang lain adalah faktor kenegaraan, jadi kalau ada karyawan yang senegara mereka mereka dengan mudahnya easy to help. akan tetapi yang berbeda seperti mereka sedikit acuh dan tidak terlalu akrab dengan mereka. seorang supervisor itu tidak boleh membeda-bedakan dengan karyawan yang lain. kalau seperti terjadilah atmosphere yang kurang menyenangkan, jadinya karyawan ada yang tidak patuh dan sering melawan.

       3. Apa fungsi dan tugas seorang Supervisor di tempat bekerja

        jawab :

        Fungsi Supervisor adalah harus Melihat kedepan, mampu merencanakan, Melihat sekeliling, mengkoordinasikan, Melihat kebelakang, secara teratur memonitor apakah pekerjaan yang telah dikerjakan sesuai dengan rencana

tugasnya adalah Mengamati perusahaan dan lingkungan yang lebih luas, Memutuskan tujuan dan kebijakan (pengambilan keputusan), Menjaga perusahan agar tetap sehat dan usahanya menguntungkan, Mengatasi masalah-masalah strategis seperti  kelemahan,ancaman perusahaa.

Tugas Tentang Perencanaan Supervisor

Kuliah on Line Mata Kuliah Kepemipinan dan Teknik Supervisi
Kelas : DII Akademi Komunitas

TUGAS

1.   Buat kesimpulan materi diatas        jawab : seorang supervisor harus mengetahui  kemampuan serta  pengabdian karyawan terhadap perusahaan. Hal tersebut diperlukan agar supervisor lebih mudah untuk memberikan  tugas yang sesuai bagi karyawan.jika pemberian tugas tepat sasaran pada ahlinya maka akan mempercepat tercapainya rencana yang akan  dikerjakan. Selain harus mengetahui kemapuan karyawan,seorang supervisor  juga dituntut untuk mampu membuat perencanaan yang baik. Setiap perusahaan pasti memiliki target,untuk mencapai taget yang diinginkan perusahaan diperlukan perencanaan yang sangat tepat dan juga terperinci.

Perencanaan seorang supervisor  meliputi berbagai unsur-unsur yang sangat penting, diantaranya adalah: mengetahui apa yang diinginkan konsumen, setelah mengerti apa yang dibutuhkan konsumen maka   supervisor harus maencari tahu bagaimana untuk memenuhi kebutuhan konsumen.penentuan standar kualitas dalam perencanaan dibutuhkan untuk  menentukan hasil yang akan diperoleh.
Pengelolaan waktu yang tepat dalam perencanaan,menjadi hal yang penting karena dengan perencanaan waktu yang tepat maka kecil kemungkinan untuk mengeluarkan biaya tambahan dalam perencanaan. Pengeluaran biaya dalam sebuah perencanaan harus diperhitungkan dengan sangat detail,jangan sampai anggaran biaya dalam perencanaan terbuang  tanpa ada manfaatnya.

2..    Kenapa seorang Supervisor harus membuat perencanaan dalam melakukan aktivitas  perusahaan ? Jelaskan secara detail
jawab : alasan Supervisor harus membuat perencanaan dalam melakukan aktivitas perusahaan  sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada pihak manajemen. Karena dalam sebuah perencanaan terdapat tujuan yang ingin diperoleh supervisor untuk kemajuan perusahaan baik dalam segi pemasukan perusahaan,peningkatan kualitas pelayanan dan juga peningkatan kualitas SDM. Dalam sebuah perencanaan juga terdapat kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan. Supervisor membutuhkan kerja sama dengan departemen lain yang lebih berkompeten.dengan adanya perencanaan maka supervisor dan perusahaan akan tahu siapa saja yang akan ikut bekerja sama.pendanaan dalam setiap kegiatan akan terpantau dengan jelas sehingga kecil kemungkinan untuk dilakukannya tindak korupsi dalam perencanaan tersebut.manajemen dapat mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai target,dan juga kualitas seperti apa yang akan tercapai nanti.

3.   Perencaan meruapan proses dalam manajemen. sebutkan dan jelaskan ruang ringkup dalam perencanaan
jawab : supervisor memiliki tanggung jawab untuk menentukan kegiatan kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan, dimulai dari penentuan S.O.P  yang sesuai dengan target perusahaan.setelah  menentukan S.O.P,  tahap selanjutnya adalah menginformasikan dan menerapkan S.O.P pada seluruh karyawan. Untuk meningkatkan kerja sama ada baik nya mengadakan kegiatan yang mampu  membangun hal tersebut. Dan untuk memberikan motivasi yang lebih, bisa menerapkan rewarding. Setelah semua kegiatan tersebut dilakukan, evaluasi merupakan salah satu cara untuk mengukur  pencapaian target yang diinginkan. Pengawasan harus dilakukan terus menerus untuk menjamin tercapainya target perusahaan.

4.    Sebutkan dan jelaskan faktor-faktor penyebab dalam perencanaan
jawab :-Dengan  membuat rencana, kita tahu apa yang harus dilakukan
-kita bisa mengukur berapa lama perkiraan waktu untuk memperoleh  tujuan
-mengetahui apa yang kita butuhkan dalam mencapai tujuan
-menghitung seluruh kebutuhan yang diinginkan
-membuat rencana cadangan untuk mengantisipasi hal yang tidak diinginkan
-sebagai pertanggung jawaban secara tertulis kepada pihak manajemen ataupun pemilik perusahaan.

5.    Coba anda buat kasus proses tahapan dalam perencanaan Bidang Restoran (tugas supervisor restoran dalam meningkatkan kualitas pelayanan di restoran)
jawab : Dalam meningkatkan pelayanan restoran seorang supervisor harus meningkatkan kualitas pelayanan di restauran dengan cara memberikan masukan kepada bawahannya. Supervisor memberikan perhatian yang tepat pada masing-masing departemen restauran. Seorang supervisor harus memberikan arahan kepada karyawan ( Brifing ) untuk memberikan tugas-tugas dan masalah-masalah yang harus di kerjakan untuk melakukan pekerjaan yang nantinya d kerjakan. Memberikan instruksi yang tepat.  Supervisor bertanggung jawab atas kegiatan karyawan restoran untuk meningkatkan kualitas pelayanan terhadap tamu dan senantiasa memberikan perhatian penuh terhadap bawahanya.

TUGAS TENTANG KOMUNIKASI SUPERVISOR

Tugas-Tugas

         1. Buat resume atau kesimpulan materi diatas !

           2.  Coba anda analisa model komunikasi ditempat anda bekerja, komunikasi antara atasan dengan para bawahan !

3    3. Hambatan – hambatan apa saja dalam komunikasi antara atasan dengan bawahan dan antar sesama karyawan ?

4    4.Buat studi kasus komunikasi dalam penyelesaian masalah konsumen atau tamu


jawab



1. kesimpulannya adalah

Banyaknya informasi yang diterima sehingga timbul kesulitan untuk menentukan informasi mana yang dianggap lebih penting untuk disampaikan terlebih dahulu. Mudahnya informasi dapat diterima dan disebarkan membuat para pemberi pesan lupa bahwa informasi yang disampaikan butuh dicerna terlebih dahulu dan itu membutuhkan waktu. Apalagi informasi yang disampaikan oleh atasan lebih banyak mengenai permasalahan daripada pemecahan

2. komunikasi yang dipakai sewaktu saya bekerja di saudi adalah Model Huruf ‘Y’
Model jaringan komunikasi dalam organisasi di sini, tidak jauh berbeda dengan model rantai, yaitu terdapat empat level jenjang hirarkinya, satu supervisor mempunyai dua bawahan dan dua atasan mungkin yang berbeda divisi/departemen.

3.  hambatan- hambatan dalam komunikasi sering terjadi seperti
   

1.     Karena pesan yang mengalir ke atas sering merupakan pesan yang harus didengar oleh hirarki yang lebih tinggi/atasan, para pekerja seringkali enggan menyampaikan pesan yang negatif.

2.   Seringkali pesan yang disampaikan ketas, terutama yang menyangkut ketidakpuasan bawahan, tidak didengar atau ditanggapi oleh manajemen.

3.    Kadang-kadang pesan tidak sampai. Karena disaring oleh penjaga gerbang arus pesan. Atau bisa terjadi lebih baik bertanya pada rekan kerja atau sesama mahasiswa.

4.       Arus ke bawah terlalu besar sehingga tidak ada celah untuk menerima pesan dari bawah.

           5.        Hambatan fisik. Biasanya secara fisik pimpinan dengan bawahan berjauhan.


4. kasus yang sering terjadi dalam komunikasi dengan tamu biasanya misunderstanding, kesalahpahaman ini bisa juga berakibat fatal kepada staff, karena tamu selalu benar. jadi kita harus siap menangkap apa yang dimaksud dengan tamu tentang permintaannya, atau seperti tamu complain. kita harus berkomunikasi dengan tamu selalu sopan walaupun tamu marah selalu kita tersenyum. itulah cara komunikasi kita dengan tamu.

UJIAN TENGAH SEMESTER GANJIL TA.2012/2013 PROGRAM DIPLOMA II AKADEMI KOMUNITAS JURUSAN AKOMODASI PERHOTELAN

MATA  KULIAH      :     Kepemimpinan dan Teknik Supervisi

DOSEN                      :    Murhadi, S.Kom, MM

D-2 PJJ SAHID

nama : fajri rahmadoni

nim : 2011111056

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar !

                                                                   

1.         a.  Apa yang anda ketahui tentang supervisi ?
 jawab :
yang saya ketahui Supervisi adalah pembinaan yang berupa bimbingan atau tuntunan ke arah perbaikan situasi pada umumnya dan oeningkatan mutu belajar pada khususnya
menurut arti Supervisi adalah merupakan ilmu seni dan keterampilan memanfaatkan upaya-upaya orang lain untuk menyelesaikan tugas (pekerjaan) yang menjadi tanggung jawab menuju sasaran yang akan dicapai dan juga sebagai rujukan untuk menilai kinerja mereka

            
           b.  Apa  peran dan fungsi supervisor dalam organisi ? berikan contoh jawaban anda !

        jawab :

       

    *    Peran penting seorang supervisor adalah sebagai koordinator unit kerja. Untuk menjadi koordinator yang efektif, supervisor wajib memahami karakter pekerjaan dan karakter sumber daya yang dikelolanya. Persepsi yang bersifat objektif dengan mempertimbangkan semua risiko, peluang, dan potensi keunggulan dari semua sumber daya yang dikelola akan mendorong antusias supervisor untuk selalu memperbaiki sikap dan perilaku dalam usaha menciptakan cara - cara kerja yang efektif dalam menghasilkan kinerja terbaik. Setiap supervisor harus selalu sadar bahwa jika dia ingin berprestasi menjadi supervisor andal di tempat kerja, maka dia harus mampu mengubah persepsi dan kualitas dirinya menjadi lebih efektif dengan pikiran dan tindakan positif.

               

- Fungsi Supervisor

1. menyelesaikan masalah sebisa dia menyelesaikan tanpa harus atasan atau manager yang menanganinya

2. penghubung antara staf dan manager

3. membantu tugas bawahan (staf)

4. tempat menampungnya keluhan dari tamu yang disampaikan melalui staf untuk disampaikan ke manager

            ** contohnya : supervisor di housekeeping suatu hotel harus bisa mengkontroll anak buahnya supaya bisa bekerja dengan teliti dan cepat, seperti halnya kita ingin anak buah kita seperti itu akan tetapi kita tidak memberi mereka contoh how to do it ?? menjadi supervisor yang baik dan ingin ditiru oleh anak buahnya kita juga harus turun tangan untuk mentrain mereka untuk menjadi lebih baik tidak hanya menyuruh-menyuruh mereka tetapi kita relaks sedangkan anak buah tidak tahu apa yang disuruh akibatnya lambat, complain,suasana kerja menjadi tidak friendly..akibatnya anak buah banyak yang melawan seperti itu. itulah tugas seorang supervisor, harus berpikiran antusias dan bertindak positif
   

2.         Untuk menjadi Supervisor yang sukes dalam memimpin anak buah diperlukan kemampuan dan ketrampilan, coba anda jelaskan kemampuan dan ketrampilan yang dibutuhan tersebut ?

jawab :
Supervisor harus memiliki tanggung jawab besar dalam organisasi/perusahaan, karena supervisor adalah orang yang secara langsung berhubungan dengan anggota kelompoknya. Mereka memimpin, mengelola, menegur, mengarahkan, memberi contoh, berkomunikasi dan memotivasi. Kepemimpinan dan komunikasi merupakan keterampilan utama yang harus dimiliki oleh seorang supervisor.

3.         a. Apa yang dimaksud dengan Perencanaan bagi Supervisor ? Jelaskan
jawab : Perencanaan bagi Supervisor adalah Bagaimana seorang supervisor menjelaskan apa yang ingin dicapai (proyek) dengan usaha-usaha yang dilakukan dan tekad melaksanakan proyek tersebut dalam batas kualitas, biaya dan waktu
maksudnya ketika seorang manajer membuat rencana, supervisor dipaksa untuk melihat jauh ke depan, untuk meramalkan perubahan , memperkirakan efek dari perubahan tersebut dalam menyusun rencana untuk menghadapinya. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan perencanaan.

b. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah dalam pembuatan perencanaan ! dan buat kasus jawaban anda

        jawab :

Proses Perencanaan

a.      Langkah 1  :  Menentukan Sasaran Menetapkan sasaran proyek, manager   harus mengetahui “apa” yang akan  diinginkan oleh para konsumen

b.      Langkah 2 :   Menentukan spesifikasi Kualitas Penetapan spesifikasi kualitas menjamin  bahwa hasil proyek akan bekerja secara   efektif dan sesuai dengan yang    dikendalikan. Spesifikasi kuliatas  ditentukan oleh konsumen

-     Apa yang dituntut untuk dilakukan dari hasil   proyek

-     Apa yang menjadi standar kinerja hasil proyek tersebut

-     Bagaimana hasil proyek itu akan diuji dan diukur

-     Bagaimana tipe dari kualitas materi yang  dituntut

c.      Langkah 3 : Menentukan dimensi waktu. Penentuan dimensi waktu adalah                       menentukan “waktu” yang secepat  mungkin untuk menyelesaikan proyek dan    mencatat dalam jadwal proyek sehingga efektif dan efisien

d.      Langkah 4 : Menentukan dimensi biaya. Menetapkan anggaran dengan cermat  untuk menjamin :  tidak terlalu tinggi dan terlalu rendah sehingga proyek tidak berjalan   dengan baik

e.      Langkah 5 : Realisasikan rencana menjadi tindakan nyata

            f.       Langkah 6 : Monitoring pelaksanaan kegiatan itu  dengan perencanaan semula        
contohnya seperti
1. Penurunan kualitas pelayanan publik (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan),
2. Berkurangnya kas perusahaan, biaya yang melebihi anggaran dan adanya penghamburan maupun inefisiensi dalam
    suatu perusahaan atau organisasi serta terjadi penurunan pendapatan atau profit suatu perusahaan,
3. Ketidakpuasan pegawai (seperti misalnya adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain
    sebagainya), tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik, dsb.

Usahakan hubungan antara manager dan bawahan harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan dua (2) arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya.

4.         Apa yang anda ketahui tentang komunikasi? Dan kenapa kemahiran dalam berkomuniasi bagi supervisor sangat diperlukan, jelaskan !
Komunikasi adalah suatu kumpulan atau sistem individual yang berhierarki secara jenjang dan memiliki sistem pembagian tugas untuk mencapai tujuan tertentu.

Kenapa komunikasi sangat diperlukan bagi seorang supervisor? Tentu saja jawaban saya YA. Karena seorang supervisor tentunya memiliki bawahan guna merealisasikan gagasannya dalam rangka mencapai tujuan perusahaan/operasional. Disinilah pentingnya kemampuan berkomunikasi bagi seorang pemimpin, khususnya dalam usaha untuk mempengaruhi perilaku orang lain.

5.         a.   Sebutkan dan jelaskan jenis komunikasi dalam organisasi !
        b.   Apa penyebab hambatan-hambatan komunikasi ?  sertai jawaban dengan kasus yg anda alami
            ditempat anda bekerja

          
  jawab : Jenis-jenis komunikasi ialah...

a.       Komunikasi ke atas

Merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih tinggi.

Contoh: dari ketua himpunan ke ketua bidang, atau dari ketua panitia ke para pelaksana.

Contoh hambatan: sibuknya supervisor dalam mengawasi operasional membuat sulitnya informasi yang ingin disampaikan oleh para staff kepada supervisor/manajer.

b.      Komunikasi ke bawah

Merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah.

Contoh: pesan dari direktur pada sekretaris, dari ketua senat pada bawahannya.

Contoh hambatan: sulitnya mencari waktu yang tepat untuk menyampaikan hal-hal kecil ditengah-tengah jam operasional.

c.       Komunikasi lateral

Merupakan arus pesan antar sesama, ketua bidang ke ketua bidang, anggota ke anggota.

Contoh hambatan: Lupa, teralihkan oleh masalah baru membuat seseorang lupa untuk menyampaikan sebuah hal penting yang akan disampaikannya ke sesama rekan kerja.

d.      Kabar burung

Jika tiga jenis komunikasi diatas mengikuti pola struktur formal di dalam organisasi, maka yang tergolong kabar burung tidak mengikuti garis formal semacam itu. Sulit untuk melacak sumber asli penyampai pesan.

Contoh hambatan: benar-benar tidak bisa mencegah tersebar luasnya suatu informasi yang bahkan masih diragukan kebenarannya disuatu departemen.

e.       Kepadatan informasi

Banyaknya informasi yang diterima sehingga timbul kesulitan untuk menentukan informasi mana yang dianggap lebih penting untuk disampaikan terlebih dahulu. Mudahnya informasi dapat diterima dan disebarkan membuat para pemberi pesan lupa bahwa informasi yang disampaikan butuh dicerna terlebih dahulu dan itu membutuhkan waktu. Apalagi infromasi yang disampaikan oleh atasan lebih banyak mengenai permasalahan daripada pemecahan.

Contoh hambatan: terlalu banyak yang ingin disampaikan dan begitu banyaknya hal-hal yang harus dikerjakan sebagai karyawan membuat penyampaian informasi/komunikasi tidak berjalan dengan lancar.

c.   Bagaimana cara menciptakan komunikasi yang efektif         jawab :
a. Atur kontak mata
    Hal yang pertama yang dilakukan seorang pembicara yang baik adalah menatap lawan bicara dan mengambil jeda untuk memulai sebuah
    pembicaraan. Ini merupakan salah satu cara yang membantu untuk menciptakan kesan baik pada lawan bicara.
b. Ekspresi wajah
    Wajah merupakan cermin kepribadian individual. Ekspresi wajah mengungkapkan pikiran yang melintas pada diri seseorang. Misalnya : sebuah
    senyum mengungkapkan keramah-tamahan dan kasih sayang; mengangkat alis mata menunjukan ekspresi heran; mengernyitkan dahi
    menyampaikan ketakutan dan kegelisahan.
c. Postur tubuh
    Setiap gerak-gerik tubuh saat berbicara mesti dikoordinasikan dengan kekuatan yang dapat ditangkap secara visual daripada secara verbal.
d. Selera berbusana
    Busana memiliki tugas penting dalam menimbulkan kesan. Orang yang berbusana sesuai dengan struktur tubuh mereka nampak lebih menarik.
e. Respect
    Yaitu sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan.
f. Emphaty
    Empathi adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain.


g. Audible
    Makna dari audible antara lain : dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik.
h. Clarity
    Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak
    menimbulkan multi interprestasi atau berbagai penafasiran yang berlainan.
i. Humble
    Sikap rendah hati. Sikap membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita memiliki.

    Untuk mencapai sebuah komunikasi yang efektif, perlulah kita membangun sebuah komunikasi yang nyaman dan menyenangkan agar
    mendapatkan tujan yang diharapkan