Tugas Tentang Perencanaan Supervisor

Kuliah on Line Mata Kuliah Kepemipinan dan Teknik Supervisi
Kelas : DII Akademi Komunitas

TUGAS

1.   Buat kesimpulan materi diatas        jawab : seorang supervisor harus mengetahui  kemampuan serta  pengabdian karyawan terhadap perusahaan. Hal tersebut diperlukan agar supervisor lebih mudah untuk memberikan  tugas yang sesuai bagi karyawan.jika pemberian tugas tepat sasaran pada ahlinya maka akan mempercepat tercapainya rencana yang akan  dikerjakan. Selain harus mengetahui kemapuan karyawan,seorang supervisor  juga dituntut untuk mampu membuat perencanaan yang baik. Setiap perusahaan pasti memiliki target,untuk mencapai taget yang diinginkan perusahaan diperlukan perencanaan yang sangat tepat dan juga terperinci.

Perencanaan seorang supervisor  meliputi berbagai unsur-unsur yang sangat penting, diantaranya adalah: mengetahui apa yang diinginkan konsumen, setelah mengerti apa yang dibutuhkan konsumen maka   supervisor harus maencari tahu bagaimana untuk memenuhi kebutuhan konsumen.penentuan standar kualitas dalam perencanaan dibutuhkan untuk  menentukan hasil yang akan diperoleh.
Pengelolaan waktu yang tepat dalam perencanaan,menjadi hal yang penting karena dengan perencanaan waktu yang tepat maka kecil kemungkinan untuk mengeluarkan biaya tambahan dalam perencanaan. Pengeluaran biaya dalam sebuah perencanaan harus diperhitungkan dengan sangat detail,jangan sampai anggaran biaya dalam perencanaan terbuang  tanpa ada manfaatnya.

2..    Kenapa seorang Supervisor harus membuat perencanaan dalam melakukan aktivitas  perusahaan ? Jelaskan secara detail
jawab : alasan Supervisor harus membuat perencanaan dalam melakukan aktivitas perusahaan  sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada pihak manajemen. Karena dalam sebuah perencanaan terdapat tujuan yang ingin diperoleh supervisor untuk kemajuan perusahaan baik dalam segi pemasukan perusahaan,peningkatan kualitas pelayanan dan juga peningkatan kualitas SDM. Dalam sebuah perencanaan juga terdapat kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan. Supervisor membutuhkan kerja sama dengan departemen lain yang lebih berkompeten.dengan adanya perencanaan maka supervisor dan perusahaan akan tahu siapa saja yang akan ikut bekerja sama.pendanaan dalam setiap kegiatan akan terpantau dengan jelas sehingga kecil kemungkinan untuk dilakukannya tindak korupsi dalam perencanaan tersebut.manajemen dapat mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai target,dan juga kualitas seperti apa yang akan tercapai nanti.

3.   Perencaan meruapan proses dalam manajemen. sebutkan dan jelaskan ruang ringkup dalam perencanaan
jawab : supervisor memiliki tanggung jawab untuk menentukan kegiatan kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan, dimulai dari penentuan S.O.P  yang sesuai dengan target perusahaan.setelah  menentukan S.O.P,  tahap selanjutnya adalah menginformasikan dan menerapkan S.O.P pada seluruh karyawan. Untuk meningkatkan kerja sama ada baik nya mengadakan kegiatan yang mampu  membangun hal tersebut. Dan untuk memberikan motivasi yang lebih, bisa menerapkan rewarding. Setelah semua kegiatan tersebut dilakukan, evaluasi merupakan salah satu cara untuk mengukur  pencapaian target yang diinginkan. Pengawasan harus dilakukan terus menerus untuk menjamin tercapainya target perusahaan.

4.    Sebutkan dan jelaskan faktor-faktor penyebab dalam perencanaan
jawab :-Dengan  membuat rencana, kita tahu apa yang harus dilakukan
-kita bisa mengukur berapa lama perkiraan waktu untuk memperoleh  tujuan
-mengetahui apa yang kita butuhkan dalam mencapai tujuan
-menghitung seluruh kebutuhan yang diinginkan
-membuat rencana cadangan untuk mengantisipasi hal yang tidak diinginkan
-sebagai pertanggung jawaban secara tertulis kepada pihak manajemen ataupun pemilik perusahaan.

5.    Coba anda buat kasus proses tahapan dalam perencanaan Bidang Restoran (tugas supervisor restoran dalam meningkatkan kualitas pelayanan di restoran)
jawab : Dalam meningkatkan pelayanan restoran seorang supervisor harus meningkatkan kualitas pelayanan di restauran dengan cara memberikan masukan kepada bawahannya. Supervisor memberikan perhatian yang tepat pada masing-masing departemen restauran. Seorang supervisor harus memberikan arahan kepada karyawan ( Brifing ) untuk memberikan tugas-tugas dan masalah-masalah yang harus di kerjakan untuk melakukan pekerjaan yang nantinya d kerjakan. Memberikan instruksi yang tepat.  Supervisor bertanggung jawab atas kegiatan karyawan restoran untuk meningkatkan kualitas pelayanan terhadap tamu dan senantiasa memberikan perhatian penuh terhadap bawahanya.

TUGAS TENTANG KOMUNIKASI SUPERVISOR

Tugas-Tugas

         1. Buat resume atau kesimpulan materi diatas !

           2.  Coba anda analisa model komunikasi ditempat anda bekerja, komunikasi antara atasan dengan para bawahan !

3    3. Hambatan – hambatan apa saja dalam komunikasi antara atasan dengan bawahan dan antar sesama karyawan ?

4    4.Buat studi kasus komunikasi dalam penyelesaian masalah konsumen atau tamu


jawab



1. kesimpulannya adalah

Banyaknya informasi yang diterima sehingga timbul kesulitan untuk menentukan informasi mana yang dianggap lebih penting untuk disampaikan terlebih dahulu. Mudahnya informasi dapat diterima dan disebarkan membuat para pemberi pesan lupa bahwa informasi yang disampaikan butuh dicerna terlebih dahulu dan itu membutuhkan waktu. Apalagi informasi yang disampaikan oleh atasan lebih banyak mengenai permasalahan daripada pemecahan

2. komunikasi yang dipakai sewaktu saya bekerja di saudi adalah Model Huruf ‘Y’
Model jaringan komunikasi dalam organisasi di sini, tidak jauh berbeda dengan model rantai, yaitu terdapat empat level jenjang hirarkinya, satu supervisor mempunyai dua bawahan dan dua atasan mungkin yang berbeda divisi/departemen.

3.  hambatan- hambatan dalam komunikasi sering terjadi seperti
   

1.     Karena pesan yang mengalir ke atas sering merupakan pesan yang harus didengar oleh hirarki yang lebih tinggi/atasan, para pekerja seringkali enggan menyampaikan pesan yang negatif.

2.   Seringkali pesan yang disampaikan ketas, terutama yang menyangkut ketidakpuasan bawahan, tidak didengar atau ditanggapi oleh manajemen.

3.    Kadang-kadang pesan tidak sampai. Karena disaring oleh penjaga gerbang arus pesan. Atau bisa terjadi lebih baik bertanya pada rekan kerja atau sesama mahasiswa.

4.       Arus ke bawah terlalu besar sehingga tidak ada celah untuk menerima pesan dari bawah.

           5.        Hambatan fisik. Biasanya secara fisik pimpinan dengan bawahan berjauhan.


4. kasus yang sering terjadi dalam komunikasi dengan tamu biasanya misunderstanding, kesalahpahaman ini bisa juga berakibat fatal kepada staff, karena tamu selalu benar. jadi kita harus siap menangkap apa yang dimaksud dengan tamu tentang permintaannya, atau seperti tamu complain. kita harus berkomunikasi dengan tamu selalu sopan walaupun tamu marah selalu kita tersenyum. itulah cara komunikasi kita dengan tamu.

UJIAN TENGAH SEMESTER GANJIL TA.2012/2013 PROGRAM DIPLOMA II AKADEMI KOMUNITAS JURUSAN AKOMODASI PERHOTELAN

MATA  KULIAH      :     Kepemimpinan dan Teknik Supervisi

DOSEN                      :    Murhadi, S.Kom, MM

D-2 PJJ SAHID

nama : fajri rahmadoni

nim : 2011111056

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar !

                                                                   

1.         a.  Apa yang anda ketahui tentang supervisi ?
 jawab :
yang saya ketahui Supervisi adalah pembinaan yang berupa bimbingan atau tuntunan ke arah perbaikan situasi pada umumnya dan oeningkatan mutu belajar pada khususnya
menurut arti Supervisi adalah merupakan ilmu seni dan keterampilan memanfaatkan upaya-upaya orang lain untuk menyelesaikan tugas (pekerjaan) yang menjadi tanggung jawab menuju sasaran yang akan dicapai dan juga sebagai rujukan untuk menilai kinerja mereka

            
           b.  Apa  peran dan fungsi supervisor dalam organisi ? berikan contoh jawaban anda !

        jawab :

       

    *    Peran penting seorang supervisor adalah sebagai koordinator unit kerja. Untuk menjadi koordinator yang efektif, supervisor wajib memahami karakter pekerjaan dan karakter sumber daya yang dikelolanya. Persepsi yang bersifat objektif dengan mempertimbangkan semua risiko, peluang, dan potensi keunggulan dari semua sumber daya yang dikelola akan mendorong antusias supervisor untuk selalu memperbaiki sikap dan perilaku dalam usaha menciptakan cara - cara kerja yang efektif dalam menghasilkan kinerja terbaik. Setiap supervisor harus selalu sadar bahwa jika dia ingin berprestasi menjadi supervisor andal di tempat kerja, maka dia harus mampu mengubah persepsi dan kualitas dirinya menjadi lebih efektif dengan pikiran dan tindakan positif.

               

- Fungsi Supervisor

1. menyelesaikan masalah sebisa dia menyelesaikan tanpa harus atasan atau manager yang menanganinya

2. penghubung antara staf dan manager

3. membantu tugas bawahan (staf)

4. tempat menampungnya keluhan dari tamu yang disampaikan melalui staf untuk disampaikan ke manager

            ** contohnya : supervisor di housekeeping suatu hotel harus bisa mengkontroll anak buahnya supaya bisa bekerja dengan teliti dan cepat, seperti halnya kita ingin anak buah kita seperti itu akan tetapi kita tidak memberi mereka contoh how to do it ?? menjadi supervisor yang baik dan ingin ditiru oleh anak buahnya kita juga harus turun tangan untuk mentrain mereka untuk menjadi lebih baik tidak hanya menyuruh-menyuruh mereka tetapi kita relaks sedangkan anak buah tidak tahu apa yang disuruh akibatnya lambat, complain,suasana kerja menjadi tidak friendly..akibatnya anak buah banyak yang melawan seperti itu. itulah tugas seorang supervisor, harus berpikiran antusias dan bertindak positif
   

2.         Untuk menjadi Supervisor yang sukes dalam memimpin anak buah diperlukan kemampuan dan ketrampilan, coba anda jelaskan kemampuan dan ketrampilan yang dibutuhan tersebut ?

jawab :
Supervisor harus memiliki tanggung jawab besar dalam organisasi/perusahaan, karena supervisor adalah orang yang secara langsung berhubungan dengan anggota kelompoknya. Mereka memimpin, mengelola, menegur, mengarahkan, memberi contoh, berkomunikasi dan memotivasi. Kepemimpinan dan komunikasi merupakan keterampilan utama yang harus dimiliki oleh seorang supervisor.

3.         a. Apa yang dimaksud dengan Perencanaan bagi Supervisor ? Jelaskan
jawab : Perencanaan bagi Supervisor adalah Bagaimana seorang supervisor menjelaskan apa yang ingin dicapai (proyek) dengan usaha-usaha yang dilakukan dan tekad melaksanakan proyek tersebut dalam batas kualitas, biaya dan waktu
maksudnya ketika seorang manajer membuat rencana, supervisor dipaksa untuk melihat jauh ke depan, untuk meramalkan perubahan , memperkirakan efek dari perubahan tersebut dalam menyusun rencana untuk menghadapinya. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan perencanaan.

b. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah dalam pembuatan perencanaan ! dan buat kasus jawaban anda

        jawab :

Proses Perencanaan

a.      Langkah 1  :  Menentukan Sasaran Menetapkan sasaran proyek, manager   harus mengetahui “apa” yang akan  diinginkan oleh para konsumen

b.      Langkah 2 :   Menentukan spesifikasi Kualitas Penetapan spesifikasi kualitas menjamin  bahwa hasil proyek akan bekerja secara   efektif dan sesuai dengan yang    dikendalikan. Spesifikasi kuliatas  ditentukan oleh konsumen

-     Apa yang dituntut untuk dilakukan dari hasil   proyek

-     Apa yang menjadi standar kinerja hasil proyek tersebut

-     Bagaimana hasil proyek itu akan diuji dan diukur

-     Bagaimana tipe dari kualitas materi yang  dituntut

c.      Langkah 3 : Menentukan dimensi waktu. Penentuan dimensi waktu adalah                       menentukan “waktu” yang secepat  mungkin untuk menyelesaikan proyek dan    mencatat dalam jadwal proyek sehingga efektif dan efisien

d.      Langkah 4 : Menentukan dimensi biaya. Menetapkan anggaran dengan cermat  untuk menjamin :  tidak terlalu tinggi dan terlalu rendah sehingga proyek tidak berjalan   dengan baik

e.      Langkah 5 : Realisasikan rencana menjadi tindakan nyata

            f.       Langkah 6 : Monitoring pelaksanaan kegiatan itu  dengan perencanaan semula        
contohnya seperti
1. Penurunan kualitas pelayanan publik (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan),
2. Berkurangnya kas perusahaan, biaya yang melebihi anggaran dan adanya penghamburan maupun inefisiensi dalam
    suatu perusahaan atau organisasi serta terjadi penurunan pendapatan atau profit suatu perusahaan,
3. Ketidakpuasan pegawai (seperti misalnya adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain
    sebagainya), tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik, dsb.

Usahakan hubungan antara manager dan bawahan harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan dua (2) arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya.

4.         Apa yang anda ketahui tentang komunikasi? Dan kenapa kemahiran dalam berkomuniasi bagi supervisor sangat diperlukan, jelaskan !
Komunikasi adalah suatu kumpulan atau sistem individual yang berhierarki secara jenjang dan memiliki sistem pembagian tugas untuk mencapai tujuan tertentu.

Kenapa komunikasi sangat diperlukan bagi seorang supervisor? Tentu saja jawaban saya YA. Karena seorang supervisor tentunya memiliki bawahan guna merealisasikan gagasannya dalam rangka mencapai tujuan perusahaan/operasional. Disinilah pentingnya kemampuan berkomunikasi bagi seorang pemimpin, khususnya dalam usaha untuk mempengaruhi perilaku orang lain.

5.         a.   Sebutkan dan jelaskan jenis komunikasi dalam organisasi !
        b.   Apa penyebab hambatan-hambatan komunikasi ?  sertai jawaban dengan kasus yg anda alami
            ditempat anda bekerja

          
  jawab : Jenis-jenis komunikasi ialah...

a.       Komunikasi ke atas

Merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih tinggi.

Contoh: dari ketua himpunan ke ketua bidang, atau dari ketua panitia ke para pelaksana.

Contoh hambatan: sibuknya supervisor dalam mengawasi operasional membuat sulitnya informasi yang ingin disampaikan oleh para staff kepada supervisor/manajer.

b.      Komunikasi ke bawah

Merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah.

Contoh: pesan dari direktur pada sekretaris, dari ketua senat pada bawahannya.

Contoh hambatan: sulitnya mencari waktu yang tepat untuk menyampaikan hal-hal kecil ditengah-tengah jam operasional.

c.       Komunikasi lateral

Merupakan arus pesan antar sesama, ketua bidang ke ketua bidang, anggota ke anggota.

Contoh hambatan: Lupa, teralihkan oleh masalah baru membuat seseorang lupa untuk menyampaikan sebuah hal penting yang akan disampaikannya ke sesama rekan kerja.

d.      Kabar burung

Jika tiga jenis komunikasi diatas mengikuti pola struktur formal di dalam organisasi, maka yang tergolong kabar burung tidak mengikuti garis formal semacam itu. Sulit untuk melacak sumber asli penyampai pesan.

Contoh hambatan: benar-benar tidak bisa mencegah tersebar luasnya suatu informasi yang bahkan masih diragukan kebenarannya disuatu departemen.

e.       Kepadatan informasi

Banyaknya informasi yang diterima sehingga timbul kesulitan untuk menentukan informasi mana yang dianggap lebih penting untuk disampaikan terlebih dahulu. Mudahnya informasi dapat diterima dan disebarkan membuat para pemberi pesan lupa bahwa informasi yang disampaikan butuh dicerna terlebih dahulu dan itu membutuhkan waktu. Apalagi infromasi yang disampaikan oleh atasan lebih banyak mengenai permasalahan daripada pemecahan.

Contoh hambatan: terlalu banyak yang ingin disampaikan dan begitu banyaknya hal-hal yang harus dikerjakan sebagai karyawan membuat penyampaian informasi/komunikasi tidak berjalan dengan lancar.

c.   Bagaimana cara menciptakan komunikasi yang efektif         jawab :
a. Atur kontak mata
    Hal yang pertama yang dilakukan seorang pembicara yang baik adalah menatap lawan bicara dan mengambil jeda untuk memulai sebuah
    pembicaraan. Ini merupakan salah satu cara yang membantu untuk menciptakan kesan baik pada lawan bicara.
b. Ekspresi wajah
    Wajah merupakan cermin kepribadian individual. Ekspresi wajah mengungkapkan pikiran yang melintas pada diri seseorang. Misalnya : sebuah
    senyum mengungkapkan keramah-tamahan dan kasih sayang; mengangkat alis mata menunjukan ekspresi heran; mengernyitkan dahi
    menyampaikan ketakutan dan kegelisahan.
c. Postur tubuh
    Setiap gerak-gerik tubuh saat berbicara mesti dikoordinasikan dengan kekuatan yang dapat ditangkap secara visual daripada secara verbal.
d. Selera berbusana
    Busana memiliki tugas penting dalam menimbulkan kesan. Orang yang berbusana sesuai dengan struktur tubuh mereka nampak lebih menarik.
e. Respect
    Yaitu sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan.
f. Emphaty
    Empathi adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain.


g. Audible
    Makna dari audible antara lain : dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik.
h. Clarity
    Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak
    menimbulkan multi interprestasi atau berbagai penafasiran yang berlainan.
i. Humble
    Sikap rendah hati. Sikap membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita memiliki.

    Untuk mencapai sebuah komunikasi yang efektif, perlulah kita membangun sebuah komunikasi yang nyaman dan menyenangkan agar
    mendapatkan tujan yang diharapkan

My Experience While I Was 2 Months in Aramas Hotel Madinah Al-Munawarrah

this is my experience when i'm arrive in saudi and working in aramas hotel madinah,

  

for the first time i gotta a job in housekeeping as a room boy. i knew this is my first time work in housekeeping but i will try to my best to learned it. on the 16 october i'm arrived in madinah al-munawaraah and on 18 i starting my job in aramas madinah as a room boy in housekeeping. i'm learning a lot of from them, the supervisor and all senior room boy they teach me nicely what is the housekeeping exactly, especially as a room attendant. for the first of my day they put me in public area, why they put me on my first day ? because they want to me to know about the specific area of hotel. that's why they tough me how is the important one as a staff hotel to know their specific of area hotel, maybe sometimes the guest will asking you about the place in hotel which their don't know.

 

on the second day they put me in laundry, the reason is they want me to know about the sheet what their using in here like the bed sheet single,queen and king size, bath towel, hand towel, duvet cover single,queen,and king size, pillow cover, and how to handle the guest request for laundry too. in aramas hotel they using the outside laundry to co-operate with them. after that everyday they put me in floor as a room attendant but i still can't took my own floor because im still newbie in this job, so they put me with the senior. what i do is when i'm coming i have to attend the briefing 10 minutes before starting job (morning shift 10am-7pm, evening shift 3pm-12am, night shift 12am-9am). in the briefing they explain everything about their occupancy, guest complain, and the our grooming. and then we can going up to the floor with the floor key and room attendant report we taken after briefing. when we're in the floor the senior will make morning status room and i as a junior will start to dusting whole corridor the floor and vacuum in. on the that time the senior room attendant after finished he make the room report he will continue to arrange the trolley, refill the chemical if some items not available he will through going to housekeeping office to asking the item we don't have or less. when everything is done the supervisor will come and make double check of morning report attendant compare to the system. if some status not same like the system, the supervisor will double check to the room and make some notice to report to order taker to tell to receptionist. after that supervisor will leave and we can start our job with make up guest if they didn't give early arrival for departure room or vacant room otherwise we should check first of that room. first thing you  have to make no 1 of the  guest request. i'm learning a lot of thing in here. but on end november 2011 aramas suddenly stop their activity and all their staff will move to arac company.

this is my experience for 2 months when i'm arrived in saudi

thank you

report the main job from saudia arabia, madinah 2011-2012

The report of my job in madinah almunawarrah Saudi Arabia (2011-2012)

My name is fajri rahmadoni, and I’m also one of the student pvb in sahid Jakarta sub campus smk 57 jakarta. 

This is my report of my job in Saudi…From 15 October 2011 I’m working in aramas madinah as a room boy, on that time I just take a little picture in there as a my report because on the end of November 2011 aramas the stop their activity and close as per the government of Saudi. The government they want to develop the holy mosque nabawi  to be bigger again.

This is a new job for me, I’m learning so many things in housekeeping. From how to clean the room with or without guest inside and how to handle check out room

On the December 2011 we’re move to other hotel but still one company with aramas. We’re move to Al-majeedi Arac suite. Actually this is an apartment but their using the system of hotel. After that i decided to take my contract for 1 year only. I’m working in housekeeping as a room boy.

About Al Majeedi ARAC Suites Arac Residential Suites is located at its directly facing the Prophet's Holy Mosque from the northern side.
(361) Suites in the Al Majeedi Arac Suites distributed into (14) floors.
These suites are different in sizes and designs provide the essential requirements for (Arac) Lodgers at the highest standards. 

Suites

Suites Privileges: All suites are furnished with modern furniture and supplied with separate kitchens and complete electrical appliances.

Every floor we provide the suite no 1, 6, 10, and 15. Each room they have 2 bedrooms, 3 toilets, 1 living room and 1 kitchen with the stuff. And the normal room we provide 2 bedrooms, 1kitchen and 1 toilet.

Most of Group for hajj and umrah ther stay in al-majeedi because near of holy mosque nabawi and they can provide a lot of bed inside the room.

Housekeeping.

The organization housekeeping In al-majeedi is very simple, just see the chart below this,

1.      Room boy/Room attendant

Job Description/Summary: Responsible for helping to achieve ongoing guest

satisfaction and team goals through the maintenance and upkeep, cleanliness of rooms.

ESSENTIAL JOB FUNCTIONS:

1.    To understand all standards of room/suite cleanliness.

2.    To consistently clean assigned rooms/suites to the standards of

cleanliness for the Brand as well as Island Hospitality.

3.     Maintaining shelf organization in the storerooms.

4.    Replenishing storeroom supplies.

5.    Removing trash and dirty linens from rooms/suites.

6.    Sweeping and vacuuming floors.

7.    Reporting maintenance problems or completing work repair orders.

      Spot cleaning walls, carpets, light fixtures, etc.

           

            Daily room attendant job (morning shift 8am-5pm/evening shift 3pm-12) :

1.      Come to hotel 8am for morning shift and 3pm for evening shift

2.      Briefing around 10 minutes and take the flor key each floor is diffenerent and report of room attendant.

             On the small paper should be given to order taker a soon after you take it in office

3.      Clean, Prepare & arrange the trolley nicely

After that I take the trolley and clean it, change the garbage plastic and trow it to garbage room, after that arrange nicely of your trolley to keep it easy for you in whole duty.  On the trolley it have 3 levels, on the first usually I keep it the pillow cover and duvet cover. In here they don’t have a size for the sheet, every single sheet for pillow, duvet and bed have a single bed not king or queen size.on the 2^nd level I keep it the bed sheets on the 3^rd I keep it a bath and hand towel. Also on the top one I arrange about the guest supplies (soap, shampoo, toilet paper, tissue box), chemical, air freshener, sponge and silk.

Chemical have a few type R1 (toilet cleaner, danger for skin), R2 (multipurpose), R3 (glass cleaner), R4 (wooden polish), R5 (floor cleaner for mopping usually have a good smell), R7 (for clean the hard spot and we put in 1 bottle like hand spray.  Except R1 the other chemical is safety for hand skin, but our safety is no 1 so always wear the hand glove.

4.      How to make up the room with/without the guest inside.

·         With the guest inside

Knock the door/ ring the bell (normal 3 times max 5-7 times). If the guest opened don’t come through the room, ask fist if the guest needed our service or not. If yes first thing do stripping the garbage and change the garbage bag plastic with the new one, after that ask the guest which one should be clean because sometimes guest just needed to change garbage only or the guest want to continue his/her activity. At the last one ask guest to need anything else. After that you can close the door if nothing else

·         Without the guest inside

This is just regarding if the guest request, if this is happened just clean like always you clean the room (stripping the garbage and change the garbage bag, clean the toilet, change the bed sheet everything  there like pillow cover and duvet, and vacuum) but one condition don’t ever to touch valuable items if on the bed have valuable item don’t change it just leave it and give note what the reason you not changed on the paper and keep it on the table.

5.      How to make check out room to be vacant

First thing you have to make sure to supervisor/ order taker, this room is check out or not. If yes knock 3 times and max 5-7 times if there’s no answer open with floor key 

After that  open the window & window curtain, because after we do this ; all bad smell will be gone. And then do stripping garbage and don’t forget whole stripping we have to look the lost and found item. If you found it you have to keep it in the plastic, give a specific name what kind of item you founded, what time and date, which room no, and who founded after that tide and keep it safety. After that call order taker tell him/her you have lost and found item and after you clean that room you have to pass it to order taker. 

 and then you can do to make a bed. in here they use 1 bed sheet and cover it with duvet and put 2 pillow...

don't forget to change everything for sheet because we will put this room vacant clean and ready to sell again to the guest.

after that clean the window using R3 and do dusting from right or left which one is suite for you. and then do vacuum, from the distance to closest the room door and don't forget to vacuum below the bed. don't forget to close the window and arrange the window curtain properly.

after that move to kitchen, clean everything in there and move again to toilet,...clean from up to down, start with clean the mirror and move to wash basin and then to w/c and bidey after that you can clean the floor using wiper and the chemical R5....

 put the toilet supplies like 2 soap, 2shampoo, 2body lotion, 2 bath gel, 1 tooth paste, 1 shower cup, 1 shaving kit, 2 bath towel, 2 hand towel, 1 bath mat, 1 tissue roll and slipper put near the door

after that put 1 tissue box to each room

and the last one clean the corridor using mop or wiper, after that double check and spray the air freshner to whole place (in the room).

take off the electricity and close the door

this is the report from my job in saudia, madinah al-munawarrah

thank you very much 

best regard 

fajri rahmadoni